Comment rationaliser vos activités d’entrepôt lors d’une saison creuse

Les activités d’entreposage sont une composante essentielle de toute chaîne d’approvisionnement. Pourtant, lorsque le roulement des marchandises diminue, il peut devenir de plus en plus compliqué de maintenir le même niveau d’efficacité et de rentabilité, ce qui entraîne une accumulation des marchandises, une augmentation des coûts et une diminution de l’efficacité.

Bon nombre d’entreprises choisissent de rationaliser leurs activités d’entreposage afin de réduire les coûts et d’optimiser la rentabilité. La gestion d’un entrepôt pendant les saisons creuses peut s’avérer difficile, mais vous pouvez y arriver en appliquant les bonnes stratégies et les bonnes techniques.

Avant de passer aux conseils pratiques spécifiques, il faut comprendre pourquoi les activités de l’entrepôt peuvent ralentir. Les raisons les plus courantes d’un ralentissement sont les suivantes :

• Une diminution de la demande de produits. Par exemple, une entreprise qui vend principalement des produits saisonniers peut connaître une période creuse pendant la basse saison, lorsque la demande pour ces produits est moins grande.
• Un changement dans les habitudes de consommation. Prenons l’exemple d’une entreprise qui vend principalement des produits qui perdent en popularité. Il peut alors s’avérer difficile de maintenir le niveau de rendement et d’efficacité de l’entrepôt.
• Un changement dans le modèle d’affaires de l’entreprise. Par exemple, si une entreprise décide de passer d’un modèle avec pignon sur rue à un modèle de commerce électronique.

Dans les trois cas, il serait nécessaire de rationaliser les activités de l’entrepôt afin de réduire les coûts et de s’assurer que l’entreprise dépense efficacement son budget d’entrepôt. Dans cet article, nous allons explorer plusieurs stratégies qui vous aideront à rationaliser les activités de votre entrepôt afin d’économiser de l’argent et d’augmenter l’efficacité lorsque le roulement diminue.

1. Rationalisez les processus de votre entrepôt

Quand la demande diminue, il se peut que les entrepôts se retrouvent avec moins de travail à faire et moins d’employés requis pour accomplir ce travail. La rationalisation des processus de l’entrepôt peut aider à réduire les activités de l’entrepôt pendant les périodes creuses.

Rationaliser les processus implique de déterminer les sphères où les processus peuvent être simplifiés, automatisés ou confiés à un tiers. Il s’agit également d’identifier et d’éliminer les étapes inutiles, les duplications d’efforts et les manques d’efficacité dans les activités de l’entrepôt.

Une des façons de rationaliser les processus consiste à examiner les procédures et les politiques actuelles, notamment d’analyser le flot des marchandises, d’identifier les goulots d’étranglement et de trouver des moyens de les éliminer. Vous pouvez également uniformiser vos méthodes d’entreposage pour vous assurer que tous vos employés travaillent de la même façon, ce qui peut aider à minimiser les erreurs, améliorer l’efficacité et réduire le temps et les coûts de formation.

Une autre façon de rationaliser les processus consiste à revoir et à optimiser la disposition de l’entrepôt afin d’augmenter la capacité d’entreposage. Par exemple, vous pouvez mettre en place de nouveaux systèmes d’entreposage et optimiser les processus de retrait et d’emballage.

Enfin, il est essentiel de suivre et de mesurer l’efficacité des activités de votre entrepôt. Vous pourrez ainsi savoir où apporter des améliorations et faire les changements qui s’imposent en suivant les indicateurs clés de performance (ICP) tels que la rotation des stocks, le respect des délais de livraison et l’exactitude des commandes.

En rationalisant les processus d’entrepôt, vous pouvez améliorer l’efficacité globale, optimiser l’aménagement de l’entrepôt et les flux de travail, réduire les coûts et maintenir un bon niveau d’efficacité.

2. Optimiser votre espace d’entreposage 

Une des étapes les plus importantes de la rationalisation des activités de votre entrepôt pendant la basse saison est la réévaluation de vos besoins en espace. Vous devez examiner la disposition de l’entrepôt, déterminer les zones où l’espace est perdu et celles qui peuvent être optimisées.

En réorganisant l’entrepôt et en optimisant l’espace, vous pouvez libérer une surface précieuse qui peut être utilisée à d’autres fins et de manière plus efficace. Il peut s’agir de créer une zone dédiée à l’emballage et à l’expédition ainsi que de réduire l’espace occupé par vos activités pour diminuer vos coûts.

Vous pouvez reconfigurer votre entrepôt pendant les périodes creuses pour le rendre plus efficace en plaçant les produits les plus fréquemment utilisés plus près des quais de chargement. Lorsque les activités ralentissent, il n’est pas toujours nécessaire d’avoir un accès facile à chaque palette. Cela peut contribuer à réduire le temps que les employés passent à se déplacer dans l’entrepôt, et ainsi réduire les coûts de main-d’œuvre.

Une autre façon d’optimiser l’espace de votre entrepôt est de maximiser l’utilisation de vos systèmes de palettiers. Par exemple, envisagez de mettre en place un système d’entreposage vertical comme des mezzanines ou des palettiers à plusieurs niveaux. Cela permet non seulement de gagner de l’espace sans sacrifier la capacité, mais aussi d’augmenter l’efficacité des activités de l’entrepôt.

Par ailleurs, demandez-vous s’il y aurait lieu d’envisager ce qui suit :

• Regrouper plusieurs entrepôts en une seule installation plus grande;
• Louer l’espace excédentaire à d’autres entreprises;
• Louer un espace d’entreposage plus petit;
• Entreposer des marchandises ailleurs.

De plus, examinez et évaluez régulièrement la disposition et l’organisation de votre entrepôt afin d’identifier les points à améliorer. Cela permettra non seulement de réduire vos frais généraux, mais aussi de faciliter la gestion de vos marchandises.

3. Adopter un programme de relocalisation des palettiers

Une autre bonne façon de rationaliser les activités de l’entrepôt en période de ralentissement est de relocaliser vos palettiers. Un programme de relocalisation consiste à réorganiser plus efficacement les palettiers et les étagères dans différentes zones de l’entrepôt. Cela libérera de l’espace et facilitera la circulation de vos employés dans l’entrepôt, augmentant ainsi l’efficacité.

Pendant les saisons creuses, il se peut que le volume de marchandises dans l’entrepôt soit moins élevé et que vous n’ayez plus besoin de certains palettiers. Un programme de relocalisation des palettiers consisterait à déplacer les palettiers inutilisés vers une autre zone de l’entrepôt ou même vers un autre établissement, ce qui laisserait place à des possibilités de croissance future et libérerait de l’espace pour d’autres utilisations. Cela peut contribuer à réduire les coûts associés à l’entretien et au fonctionnement de l’entrepôt pendant les saisons creuses.

Pour éliminer les longues allées ou les grands espaces ouverts que vous n’utilisez pas à leur pleines capacités, rapprochez vos palettiers ou réorganisez-les différemment. De cette façon, vous réduirez l’espace nécessaire pour entreposer la même quantité de produits. En déplaçant les palettiers vers des zones de l’entrepôt plus faciles d’accès, vous pourrez rentabiliser l’espace et améliorer la rapidité et l’efficacité de la récupération des produits.

Si vous envisagez de modifier la configuration de votre système de palettiers, la première chose à faire est de consulter un spécialiste en la matière. Cet expert évaluera les changements que vous devez apporter et la manière de les mettre en œuvre de manière sûre et efficace.

4.  Optimiser votre inventaire

Il est essentiel d’avoir une vision claire de votre inventaire lorsque les activités de votre entrepôt ralentissent. Vous devriez procéder régulièrement au contrôle exhaustif de votre inventaire.

Examinez attentivement le contenu de votre inventaire et identifiez les produits les plus demandés, ceux dont la rotation est lente et ceux qui ne sont plus nécessaires. Bien connaître votre inventaire vous permet de prendre des décisions éclairées sur les produits à garder en réserve.

Si vous traversez une période creuse, vous devrez peut-être réduire le volume de marchandises. Une fois que vous avez identifié les marchandises excédentaires qui occupent un espace précieux, vous devrez choisir comment vous en débarrasser. Vous pouvez soit :

• Réduire vos niveaux de stocks (par exemple, en les vendant à un prix réduit ou en ralentissant la production);
• Trouver des moyens de les réutiliser;
• Les retirer complètement de votre inventaire.

N’oubliez pas qu’un surcroît de marchandises contribue à l’augmentation des activités en entrepôt. En période de ralentissement, il est essentiel de réduire les surplus d’inventaire. Ce faisant, vous libérerez non seulement un espace précieux dans votre entrepôt, mais vous réduirez également les dépenses liées au réapprovisionnement, à l’entreposage ou à l’organisation de ces marchandises.

Vous pouvez également mettre en place un système complet de gestion de l’inventaire pour suivre les niveaux de marchandises, suivre les tendances de vente et optimiser les décisions d’achat. Ce programme peut réduire les charges financières, améliorer vos résultats et accroître votre efficacité.

5. Intégrer des solutions technologiques

La technologie peut également s’avérer précieuse pour rationaliser les activités de votre entrepôt en période de ralentissement. Investir dans des systèmes de gestion d’entrepôt, des lecteurs de codes à barres et d’autres solutions automatisées peut vous aider à faire le suivi de votre inventaire, à optimiser les trajets de préparation des commandes et à automatiser les processus.

Par exemple, vous pourriez mettre en place un système de suivi par identification par radiofréquence (RFID). Ce système vous permettrait de balayer numériquement les articles et de les cataloguer, même si vous ne savez pas sur quelle palette ils se trouvent. Vous pourriez également placer des lecteurs RFID aux entrées et sorties de votre entrepôt, ce qui permettrait un suivi des stocks en temps réel. Ainsi, vous pourrez suivre les articles lorsque les transporteurs les livrent dans vos locaux et que vos employés les expédient ailleurs.

Une autre façon d’optimiser l’utilisation de la technologie est d’automatiser autant que possible le processus, afin d’augmenter la vitesse et la précision de vos activités. Vous pouvez utiliser de nombreuses technologies différentes pour automatiser les activités de l’entrepôt, par exemple en mettant en place des équipements automatisés (c’est-à-dire des robots de prélèvement, des convoyeurs et des systèmes automatisés d’entreposage et de récupération) et des procédures informatisées pour la gestion des stocks, le traitement des commandes et l’expédition.

Les systèmes automatisés peuvent rationaliser les activités, ce qui permet de réaliser d’importantes économies et d’améliorer l’efficacité. De plus, en mettant en place un système de suivi des stocks en temps réel, il est possible de savoir rapidement quand les produits sont en rupture de stock et de les commander à nouveau au besoin, ou de connaître les articles désuets.

Comme les erreurs en entrepôt peuvent être coûteuses, les capteurs de l’Internet des objets (IoT) peuvent contribuer à réduire les erreurs et à augmenter la rapidité de traitement et l’efficacité globale de l’entrepôt. Ces capteurs détectent les mouvements et l’utilisation des objets à l’intérieur de votre entrepôt et communiquent des informations sur l’inventaire en temps réel, depuis les étagères jusqu’à votre système de gestion automatisé. Une gestion intelligente de l’entrepôt permet d’éliminer les erreurs coûteuses en garantissant que les stocks et les emplacements des équipements sont parfaitement connus et suivis en permanence.

Restez toujours à l’affût des nouvelles technologies et tendances en matière de gestion d’entrepôt, comme l’automatisation, la RFID et les systèmes IoT, et voyez comment elles peuvent vous être utiles.

6. Établir un programme de sécurité

Un bon programme de sécurité peut aussi contribuer à rationaliser les activités de l’entrepôt pendant les périodes creuses en garantissant que les employés travaillent dans un environnement sûr, ce qui réduit les risques d’accidents, de blessures et de demandes d’indemnisation coûteuses.

Il serait préférable d’offrir régulièrement à vos employés de la formation sur l’utilisation et l’entretien adéquats de l’équipement, les bonnes techniques de levage et les procédures d’urgence. Lorsque les employés connaissent les pratiques adéquates et que l’équipement est en bon état de marche, les erreurs et les temps d’interruption sont réduits au minimum, ce qui augmente la productivité.

En priorisant le bien-être des employés, vous contribuez à leur fidélisation et à leur moral en veillant à ce qu’ils se sentent en sécurité et valorisés. Vous réduisez également le risque d’accidents et de blessures, augmentez l’efficacité et assurez la conformité aux règles de sécurité de l’OSHA, ce qui vous permet d’éviter des sanctions et des amendes.

7. Former vos employés

La formation des employés est une autre stratégie essentielle lors de la rationalisation des activités de votre entrepôt. En formant vos employés aux nouvelles technologies et aux nouveaux processus, vous les aiderez à travailler plus efficacement. De plus, vous les aiderez à s’adapter à de nouveaux rôles au fur et à mesure de l’évolution des activités de votre entrepôt en leur fournissant les compétences et les connaissances dont ils ont besoin.

En formant vos employés à diverses tâches, vous vous assurez de disposer d’une main-d’œuvre qualifiée capable de prendre en charge différentes fonctions pendant les périodes creuses. La formation polyvalente de vos employés permet de s’assurer que votre entrepôt est doté en personnel pendant les saisons creuses et de réduire le besoin d’employés temporaires, ce qui peut se traduire par une augmentation de la productivité de l’entrepôt et des économies importantes.

Procédez régulièrement à l’examen et à la mesure du rendement afin d’évaluer la productivité des employés et de déterminer les besoins en formation et en perfectionnement. Favorisez une culture d’équipe positive et engagée en reconnaissant et en récompensant les résultats satisfaisants, en encourageant la collaboration et le travail d’équipe et en offrant des possibilités de croissance et de perfectionnement.

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8. Améliorer vos méthodes de communication

La communication est également essentielle lors de la rationalisation des activités de votre entrepôt. En informant vos employés des changements apportés aux activités de l’entrepôt, vous les aiderez à comprendre les raisons derrière la rationalisation et les répercussions qu’elle aura sur leur rôle.

Faire participer les employés au processus permet de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde. Vous pourriez ainsi recevoir des informations précieuses pour améliorer les activités de l’entrepôt et les rendre plus efficaces. Établissez des canaux de communication clairs et efficaces avec l’ensemble du personnel de l’entrepôt, y compris les chefs d’équipe et les superviseurs, afin de garantir une circulation fluide de l’information et de la coordination.

Par ailleurs, optimisez la communication et la collaboration entre les différentes équipes de votre entrepôt pour améliorer l’efficacité. Par exemple, organisez des réunions régulières pour discuter et résoudre les problèmes, ce qui peut contribuer à réduire les retards et à améliorer le flux de marchandises.

Enfin, en communiquant avec vos clients et vos fournisseurs, vous vous assurez que les activités de votre entrepôt se déroulent sans problème pendant les saisons creuses. En tenant vos clients informés du niveau de vos stocks, des délais de traitement et des calendriers de livraison, vous pouvez les aider à planifier les saisons creuses.

9. Investir dans des solutions d’entreposage temporaire

Les solutions d’entreposage temporaire peuvent aider à réduire les activités de l’entrepôt en période de ralentissement, en offrant un moyen flexible et rentable d’entreposer les stocks excédentaires ou les produits qui ne sont pas actuellement très recherchés.

Lorsque la demande est plus faible, il se peut que vous vous retrouviez avec des surplus de marchandises que vous n’avez pas la place d’entreposer. Les solutions d’entreposage temporaire, telles que les conteneurs en location ou les unités mobiles d’entreposage, permettent de réduire les activités de l’entrepôt. Vous pouvez utiliser ces solutions pour ranger les marchandises excédentaires et réduire la quantité d’espace d’entreposage permanent à gérer.

Les solutions d’entreposage temporaire offrent aussi la possibilité d’être déplacées vers d’autres lieux ou d’être retirées entièrement lorsque la demande pour ces produits reprend. Cette souplesse vous permet d’adapter facilement vos besoins d’entreposage en fonction de l’évolution de la demande de produits, ce qui en fait une solution rentable pour rationaliser les activités pendant les saisons creuses.

10. Externaliser les activités d’entreposage

L’externalisation de certains aspects de vos activités peut également constituer une stratégie efficace de rationalisation.

Une des façons les plus efficaces d’externaliser est de faire appel à des prestataires de services logistiques tiers (3PL). Ces sociétés sont spécialisées dans la gestion et l’exploitation d’entrepôts et peuvent assurer la gestion des stocks, le traitement des commandes et le transport.

Une autre façon d’externaliser les activités d’entreposage est de recourir à ce qu’on appelle le parachutage (dropshipping en anglais). Dans ce cas, ce n’est pas vous qui gardez l’inventaire, mais le fournisseur qui expédie vos produits directement aux clients. Vous pouvez également externaliser vos activités en faisant appel à des centres d’entreposage et de distribution. Ils fournissent un espace d’entreposage et peuvent également s’occuper du traitement des commandes et du transport.

L’externalisation peut être un outil précieux pour rationaliser les activités d’un entrepôt pendant les saisons creuses. En confiant l’une de ces tâches à un sous-traitant, vous bénéficiez de l’expertise d’entreprises spécialisées et réalisez des économies, car vous n’avez pas besoin d’investir dans l’infrastructure et les ressources nécessaires à la gestion d’un grand entrepôt.

Vous pouvez ainsi continuer d’assurer l’efficacité des activités de l’entrepôt. Cependant, il est essentiel d’évaluer les risques et les avantages potentiels avant de prendre une décision et de bien communiquer avec le partenaire afin qu’il n’y ait aucun malentendu.

POINTS À RETENIR

En conclusion, la rationalisation des activités de l’entrepôt dans les périodes de ralentissement peut représenter un défi, mais avec la bonne approche, vous pouvez réduire les coûts et améliorer l’efficacité. N’oubliez pas les conseils pratiques suivants pour rester à l’affût des problèmes ou des lacunes qui se présentent et pour vous assurer que vos activités se déroulent de manière fluide et efficace.

• Analysez et réduisez les surplus d’inventaire.
• Évaluez vos besoins en espace.
• Pensez à déplacer vos systèmes de palettiers.
• Installez des solutions d’entreposage temporaire.
• Rationalisez les processus de votre entrepôt.
• Mettez en place des mesures de sécurité efficaces.
• Formez vos employés et impliquez-les dans le processus.
• Communiquez efficacement les changements à vos employés, clients et fournisseurs.
•  Externalisez certaines de vos activités d’entrepôt.
• Investissez dans les technologies et tenez-vous au courant des tendances en matière de gestion d’entrepôt.

Il est essentiel pour toute entreprise de réduire les activités de l’entrepôt pendant les saisons creuses. La mise en œuvre des stratégies abordées dans cet article de blogue vous permettra de réduire les frais généraux, d’améliorer vos résultats et de rationaliser les activités de votre entrepôt.

Grâce à une approche stratégique et systématique de la rationalisation des activités de votre entrepôt, votre entreprise pourra demeurer compétitive, productive et rentable même en cas de ralentissement.