Les 5 pièges les plus courants en gestion d’entrepôt

Vous gérez un entrepôt ? Évitez ces 5 pièces communs pour optimiser votre temps!

Plusieurs facteurs peuvent différencier les entrepôts tels leur superficie, leur emplacement, leur température et leur fonction. Ils ont toutefois une chose en commun malgré leurs différents paramètres: un entrepôt performant requiert une gestion efficace pour être sécuritaire, productif et rentable. Ainsi, il est optimal d'éviter certaines erreurs, peu importe la taille de votre entrepôt.

Lorsque la routine s’installe dans un établissement avec un bon roulement, il est facile de laisser les mauvais plis et procédures inefficaces, voire carrément incorrectes, en place. Les choses se passeront bien pendant un moment, mais les procédures s’effriteront peu à peu et les difficultés empireront. Il est possible que des problèmes organisationnels engendrent des baisses de productivité, de rentabilité et des pertes de temps, en plus de risques de blessures.

Si vous croulez sous la paperasse, avez tendance à éviter les inspections de vos palettiers ou si vos employés manquent de formation, plusieurs de ces problèmes peuvent se régler grâce à une bonne gestion.

Voici 5 solutions efficaces  pour réduire la plupart de ces erreurs et sauver du temps.

1. Aménagement et infrastructure

Plusieurs facteurs sont en cause, mais on peut dire sans se tromper que la plupart des entrepôts ne fonctionnent pas à leur pleine capacité. D’après une étude menée par Logistics Management en 2018, la capacité d’utilisation des entrepôts n’est que de 68%.

Changer complètement l’aménagement de votre entrepôt une fois qu’il est bien établi s’avère compliqué. Si vos installations sont régulièrement inspectées et réaménagées, vous serez en mesure de maximiser l’espace afin de respecter les exigences de vos opérations. Même si vous évaluer votre aménagement qu’une fois par année, cela vous permettra de faire des petits changements et d’avoir un meilleur usage de l’espace, ainsi qu’une meilleure efficacité.

Les modifications peuvent être aussi simples que d’optimiser l’espace vertical, réorganiser l’inventaire par ordre de priorité, passer au peigne fin l’itinéraire de vos employés pour en déceler les obstacles et ralentissements, et observer si tous les départements se trouvent aux endroits pertinents. Par exemple, si l’expédition et la réception de la marchandise se font au même endroit, cela pourrait entraîner des erreurs et un manque d’efficacité. Si vous êtes en mesure de les séparer, vous observerez fort probablement une baisse d’erreurs notable.

Votre entreprise évolue constamment et l’infrastructure de votre entrepôt devrait évoluer également. Il y aura toujours des améliorations à apporter, mais en réévaluant souvent votre aménagement, vous garderez la tête hors de l’eau.

2. Les inspections régulières de vos palettiers

Que vous ayez un seul entrepôt ou plusieurs centres de distribution, votre rôle est de gérer et entretenir l’un de vos biens les plus précieux : votre système de palettiers. En Amérique du Nord, la loi exige que les compagnies fournissent un endroit de travail sécuritaire à ses employés. Les employeurs s’exposent à des sanctions sévères en cas d’accidents ou blessures causés par un manque de sécurité.

À cause des règlementations présentes en Amérique du Nord et les demandes pour avoir des entrepôts sécuritaires, il est donc obligatoire d’afficher la capacité de charge de vos palettiers. Tout ajustement fait aux palettiers, comme l’emplacement d’une lisse ou sa hauteur, doit être évalué par le manufacturier du palettier lui-même ou encore un ingénieur spécialiste en systèmes de palettiers avant d’être de nouveau utilisé. Chez Damotech, nous offrons des calculs de capacité de charge et des services d’ingénierie par des professionnels expérimentés en systèmes de palettiers industriels.

Les palettiers doivent également être inspectés régulièrement pour repérer les dommages et anomalies, dont les principaux coupables sont les chariots élévateurs. Les cinq principales façons dont les chariots élévateurs endommagent les palettiers sont expliquées sur cet article de blogue. Ne pas prendre au sérieux les dommages des palettiers mènera à une accumulation à la longue, en plus d’augmenter les risques d’effondrements. Pour en apprendre plus sur les moyens de protéger et réparer vos palettiers, cliquez ici.

Peu importe le type d’établissement que vous possédez et les défis rencontrés, la plupart des experts et organismes de réglementation s’entendent sur un point: des évaluations mensuelles faites par le personnel et des inspections annuelles faites par un professionnel ou ingénieur en palettiers sont recommandées.

3. Inventaire inconstant

Nul doute qu’un inventaire de votre marchandise a son coût en temps et en argent, mais les inventaires permanents sont importants pour une bonne gestion de l’entrepôt. Même si vos registres concordent à 99 pour cent, les inventaires vous prémunissent contre d’éventuels écarts. Une meilleure connaissance de votre marchandise vous permet une meilleure gestion de votre établissement.

De même, il est important d’écouler les surplus de marchandise. Certains articles prennent la poussière tandis que vous attendez un jour de pluie pour vous en débarrasser ou encore les relocaliser ailleurs dans l’entrepôt. Soyons francs, il y a plus de chance que votre surplus encombre la chaîne d’approvisionnement et ralentisse le travail plutôt que d’être réorganisé. Bien que différentes variables entrent en jeu selon votre type d’entreprise, il est judicieux d’éviter l’accumulation d’articles superflus et encombrants. En fin de compte, un entrepôt bien entretenu est allégé, rangé et tout est au bon endroit.

4. L’automatisation à votre service

La gestion de votre inventaire sera bien plus simple si vous laissez tomber la paperasse au profit de logiciels modernes. Le papier rend votre travail plus long, augmente le risque de perdre des documents et de ce fait, égarer de la marchandise.

Heureusement, une panoplie d’applications pour tous les budgets et superficies sont à votre portée pour vous aider dans tous les aspects de la gestion de votre entrepôt. De la comptabilité en passant par la gestion d’inventaires et des codes barres pour les préposés à la commande, les façons de moderniser et simplifier votre travail sont infinies.

Il est même possible de conserver toutes les données d’inspections au même endroit à l’aide du logiciel de Damotech, le seul dans l’industrie dédié à l’inspection des palettiers et à la gestion d’actifs. Grâce à l’accès infonuagique, une vue d’ensemble de l’aménagement est possible. En plus de pouvoir trier vos données d’inspections par priorité, vous pouvez accéder aux photos prises lors des inspections et réviser la capacité de charge par palettier.

En d’autres mots, moderniser votre entrepôt vous permet d’avoir un œil sur tout, de la marchandise à la sécurité de l’entreposage.

5. Formation et développement

La marchandise et les infrastructures font partie intégrante de votre entrepôt, mais les éléments les plus importants sont vos employés. Il serait parfois plus simple de passer en vitesse sur les formations ou de passer outre les séances d’information qui nous semble inutiles sur le moment. Et pourtant, une main-d’œuvre bien formée est nécessaire au maintien d’un environnement de travail sécuritaire. Mieux encore, vos employés auront un meilleur rendement et une carrière épanouissante s’ils sont encouragés et s’ils ont accès à des ressources adéquates.

Même si le coût et le manque de temps sont souvent des excuses pour laisser tomber les formations, il est bon de se rappeler qu’il est beaucoup plus simple et rentable de former votre personnel que de devoir engager de nouveaux employés. Aucun gestionnaire ne peut atteindre la perfection, mais il est possible pour eux d’évoluer et de grandir au sein de leur milieu de travail. De ce fait, ils veillent à la rentabilité et la sécurité de leur établissement.

Gérer un entrepôt est une tâche complexe qui requiert une attention particulière aux multiples aspects des activités quotidiennes. Garder un œil sur l’aménagement et l’infrastructure, faire des inspections régulières de vos palettiers, conserver un inventaire à jour, utiliser l’automatisation et offrir aux employés des opportunités de formation et de développement augmenteront vos chances de conserver un entrepôt efficace et de gagner du temps !

Références:

5 erreurs courantes en gestion d’entrepôt (2017) Trouvé sur: https://www.westfaliausa.com/blog/5-common-warehouse-management-mistakes

Les erreurs les plus courantes en entrepôts et comment les éviter (2015) 

Warehouse/Distribution Center Equipment Survey: Automation & Robotics Lead Robust Outlook (2018)

15 Ways to Improve Warehouse Space Utilization (2020) 

8 Tragically Common Mistakes in Warehouse Setup (2020)